Un inventario es una lista organizada de todos los bienes, productos o recursos que tiene una persona, empresa o negocio en un momento determinado. Es como un «control de lo que hay»,

que sirve para saber cuánto se tiene de cada cosa, dónde está y si se necesita reponer, usar o vender algo. Es una herramienta clave para mantener el orden y tomar decisiones basadas en lo que realmente está disponible.

Cómo crear un inventario en excel

Diseño la tabla base

Abrir Excel y crea una hoja nueva de Excel.

Pon los encabezados básicos en función de tus necesidades, a continuación te damos algunas ideas de los elementos más comunes y necesarios.

• ID del Producto: Código único para identificar el producto.
• Nombre del Producto: Descripción breve del producto.
• Descripción: Detalles adicionales del producto.
• Cantidad en Stock: Número de unidades disponibles.
• Precio Unitario: Costo por unidad.
• Valor Total: Fórmula que multiplique la cantidad en stock por el precio unitario.
• Nivel de Reabastecimiento: Cantidad mínima para activar una alerta de pedido.
• Fabricante: Nombre del proveedor o fabricante.
• Contacto del Fabricante: Datos del fabricante (teléfono, email, etc.).
• Estado: Columna que indique si es necesario reabastecer (utilizando una fórmula condicional).

Columnas adicionales para aporte de información

• Fecha de última compra.
• Proveedor o fabricante (con datos de contacto).
• Ubicación del producto en la tienda.
• Margen de ganancia.
• Estado del producto (nuevo, en descuento, obsoleto).

Configurar las fórmulas necesarias

• Valor Total: Multiplica el precio unitario por la cantidad en stock. Fórmula: =D2*E2 (en la fila correspondiente).
• Aviso de reabastecimiento: Utiliza una fórmula condicional para generar una alerta. Fórmula: =SI(D2<C2,»Reabastecer»,»OK»).

Personaliza la tabla

Según tus necesidades utliza colores para identificar productos próximos a caducidad, productos escasos en stock, etc…

• Colores: Aplica colores para resaltar productos que necesitan reabastecimiento.
• Filtros: Activa filtros para ordenar y buscar productos fácilmente.

 

Ventajas de usar un inventario en tablas de Excel

A continuación enumeraremos las ventajas de usar el programa excel en la realización de inventarios de pequeños negocios.

• Costo reducido: Accesible y económico, incluido en Microsoft Office y con alternativas gratuitas como Google Sheets.
• Flexibilidad y personalización: Adaptable a las necesidades del negocio con categorías, datos de proveedores y alertas.
• Automatización básica: Fórmulas para calcular valores totales, márgenes de ganancia y reabastecimiento.
• Fácil visualización y análisis: Gráficos y filtros para interpretar datos rápidamente.
• Accesibilidad y facilidad de uso: No requiere experiencia avanzada.
• Control manual y seguimiento: Perfecto para manejar inventarios pequeños o moderados.
• Colaboración en tiempo real: Herramientas como Google Sheets permiten actualizaciones simultáneas.

Cómo gestionar un inventario de excel

• Actualizar diariamente: Registra ventas y compras al final del día.
• Revisión periódica: Comprueba el stock físico al menos una vez al mes.
• Analizar datos: Usa gráficos para identificar productos con alta o baja rotación.
• Establecer niveles de reabastecimiento: Configura alertas para evitar quiebres de stock.
• Conexión con ventas: Exporta datos desde sistemas digitales para mantener el inventario actualizado.

Otras aplicaciones o programas para gestión de inventarios

La utilización del excel también tiene unas limitaciones por lo que existen en el mercado infinidad de programas de gestión de inventarios que suplen las deficiencias de excel como pueden ser. Poco eficientes para grandes inventarios, riesgo de equivocaciones al ser manual la entrada de datos, falta de conexión como un programa de ventas o contabilidad y una seguridad limitada, vulnerable a perdidas o bloqueos del programa.

Alguno de estos programas son:

ZOHO INVENTORY

Una solución integral que permite gestionar el inventario, pedidos y almacenes. Ofrece integración con múltiples canales de venta y es adecuada para pequeñas y medianas empresas.

HOLDED

ERP en la nube que incluye módulos de facturación, contabilidad y gestión de inventarios. Facilita la sincronización con tiendas en línea y proporciona una visión global del negocio.

ODOO INVENTORY

Parte del conjunto de aplicaciones de Odoo, este módulo de inventario es flexible y de código abierto. Permite personalizar procesos según las necesidades específicas del negocio.

Estos programas de gestión nos ofrecen:

• Automatización: Reducción de errores manuales y ahorro de tiempo en procesos repetitivos.
• Accesibilidad: Al estar basados en la nube, permiten acceder a la información desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Integración: Posibilidad de conectar con otras herramientas como tiendas en línea, sistemas de facturación y contabilidad.
• Adaptabilidad: Adaptación a las necesidades del negocio a medida que este crece.

Aunque también tienen una serie de inconvenientes como son:

• Coste: Algunas soluciones pueden implicar suscripciones mensuales o anuales.
• Tiempo de aprendizaje: Aunque son herramientas intuitivas, puede requerirse tiempo para dominar todas sus funcionalidades.
• Necesidades tecnológicas: Requieren una conexión a internet estable y dispositivos compatibles.