El almacenaje es uno de los capítulos de gasto más importantes de la cadena de suministro.

Pudiendo suponer una parte considerable del coste logístico total de una empresa. Para una buena actuación frente al almacenamiento conviene saber qué incluye, cómo se calcula y qué opciones existen para optimizarlo, ya sea con un almacén propio o externalizando el servicio en un operador logístico.

¿Qué incluyen los costes de almacenaje?

Los costes de almacenaje son todos los gastos necesarios para guardar, conservar y manipular la mercancía desde que entra en el almacén hasta que sale. No se limitan al espacio físico. También incluyen el personal, los equipos de manutención, los sistemas de gestión (SGA), la energía, los seguros y el capital inmovilizado en el inventario.

Costes directos e indirectos

Para analizarlos bien hay que separar dos grandes grupos:

• Costes directos: los ligados a la operativa, como la mano de obra de recepción, ubicación, picking y expedición, los consumibles de embalaje y el uso de carretillas y transpaletas.
• Costes indirectos: los de estructura, como el alquiler o la amortización de la nave, los suministros, el mantenimiento, los seguros, la administración y el software.

Los directos varían con el volumen de actividad. Los indirectos se mantienen aunque el almacén esté medio vacío, y por eso una baja ocupación encarece cada unidad almacenada.

Fórmula para calcular los costes de almacenamiento

La forma más habitual de medirlos es el coste por unidad de almacenaje, normalmente el palet:

Coste por palet/mes = coste total mensual del almacén ÷ número medio de palets almacenados

Otro indicador muy utilizado es el coste de mantenimiento del inventario, que expresa el gasto como porcentaje del valor de la mercancía:

Coste de mantenimiento (%) = (costes totales de almacenaje ÷ valor medio del inventario) × 100

Ejemplo de costes de almacenamiento

Pensemos en un almacén con los siguientes costes mensuales: 12.000 € de alquiler, 18.000 € de personal, 3.000 € de energía y mantenimiento, 1.000 € de seguros y 2.000 € de sistemas y amortización de equipos. El total es de 36.000 € al mes.

Si la ocupación media es de 3.000 palets, el coste es de 12 € por palet al mes. Si el valor medio del inventario es de 900.000 €, el coste de mantenimiento equivale al 4 % mensual del valor de la mercancía.

Si la ocupación baja a 2.000 palets, los costes fijos apenas cambian y el coste unitario sube a 18 € por palet. Por eso la ocupación es una de las variables más importantes del cálculo.

¿Cómo reducir los costes de almacenaje?

Para reducir costes no basta con recortar gastos. Hay que mejorar la eficiencia de toda la operativa. Las medidas más eficaces son:

• Optimizar la ocupación del espacio: usar estanterías en altura, ajustar el layout y clasificar las referencias por rotación (análisis ABC).
• Reducir el stock inmovilizado: mejorar la previsión de la demanda y eliminar el inventario obsoleto.
• Automatizar y digitalizar: un SGA reduce los errores de picking, los desplazamientos y los tiempos de búsqueda.
• Convertir costes fijos en variables: al externalizar en un operador logístico, la empresa paga solo por los palets y movimientos reales y evita el coste del espacio vacío en temporada baja.

Externalizar suele ser la opción más rentable cuando la actividad es estacional o cuando el volumen no justifica mantener una nave propia. Con un operador especializado, el coste de almacenaje se convierte en una tarifa clara, ajustada a la actividad real y fácil de prever.

En Equality analizamos la situación logística de cada cliente antes de proponer una solución: el volumen de stock, la rotación de las referencias, la estacionalidad y el perfil de los pedidos. A partir de ese estudio diseñamos un modelo de almacenaje a medida que optimiza el espacio y los movimientos, para que cada empresa pague solo por lo que necesita, con el menor coste posible.