Al evaluar hospitales y otras instituciones de atención médica, puede ser fácil olvidar que, como cualquier otro negocio, también necesitan optimizar sus procesos internos de logística y reducir los costos operativos siempre que sea posible para sobrevivir en un entorno competitivo, de ahí la importancia de una eficiente logística hospitalaria.

Los servicios logísticos hospitalarios son de vital importancia para la disponibilidad de recursos y la gestión del paciente, la información y los flujos de materiales, para productos tales como productos farmacéuticos, alimentos, lavandería, equipos estériles, muestras de laboratorio y desechos.

Además de las presiones para reducir los costos, los hospitales deben manejar la grave escasez de personal médico y las capacidades limitadas de las instalaciones. El principal desafío que enfrentan los proveedores de atención médica es encontrar un equilibrio entre una mayor eficiencia de costos y el logro de servicios de atención de alta calidad.

Dirigirse a la cadena de suministro y los procesos logísticos es una forma eficaz de lograr este equilibrio, ya que los costos operacionales pueden reducirse de manera que al mismo tiempo reduce el tiempo y el esfuerzo invertido en tareas ambulatorias. Se crean nuevas capacidades y, por lo tanto, se permite que el personal médico dedique más tiempo a la atención del paciente.

Según un estudio realizado por Navigant el año pasado, los hospitales solo en los EE. UU. Podrían reducir los costos hasta en un 17.7% cada año al hacer que los procesos logísticos de su cadena de suministro y la utilización de recursos sean más eficientes.

logística interna de un hospital

En primer lugar, ¿Qué es la logística interna en el contexto de un hospital?

La logística interna de un hospital se refiere al transporte intrahospitalario y al enrutamiento y programación de todos los bienes físicos (y pacientes) dentro de un hospital, principalmente desde una ubicación central hasta las unidades de atención al paciente designadas (A. Rais et al., 2018).

La logística del hospital es muy compleja por naturaleza, ya que hay, por ejemplo, algunos servicios que están limitados por la periodicidad y las ventanas de tiempo específicas, como los servicios de comidas y medicinas, y otros que están limitados por requisitos de manejo específicos y exclusivos debido a materiales sensibles.

Los hospitales son esencialmente redes de distribución; un exitoso sistema de gestión de logística interna permite una comunicación y cooperación fluidas entre los numerosos trabajadores y departamentos responsables de esta red.

Todos nosotros habremos experimentado tiempos de espera exageradamente largos para recibir atención médica en algún momento, ya sea en un hospital o durante una visita al médico de cabecera local. Pero los largos tiempos de espera y las interrupciones operativas son más que una simple molestia; en algunos casos críticos en el tiempo pueden tener consecuencias potencialmente peligrosas y de larga duración para los pacientes.

Los tiempos de espera se producen cuando existe una falta de coincidencia entre los recursos y las necesidades, principalmente debido a una mala planificación y fallas en el proceso. Es el trabajo del gestor de logística del hospital asegurar la disponibilidad de todos los recursos del hospital dónde y cuándo se necesiten, y evitar demoras en el transporte de pacientes y materiales.

Por lo tanto, un sistema logístico interno optimizado reduciría directamente los tiempos de espera internos, influyendo positivamente en la satisfacción del paciente.

¿Cómo pueden optimizarse las operaciones logísticas?

El transporte interno es un área que a menudo es descuidada por la gerencia del hospital, ya que encontrará que muchos gerentes de hospitales están demasiado preocupados por reducir los costos de inventario y reducir el desperdicio a través de sus procesos de adquisición, lo que obviamente es importante, para reconocer todo el potencial de un Sistema de gestión de transporte optimizado.

Asegurar flujos fluidos de pacientes y materiales, y una mayor cooperación comienza con un sistema dinámico de enrutamiento y programación.

Hoy en día, hay una serie de sistemas de software inteligentes centralizados e integrados disponibles que programan y enrutan todos los transportes de forma automática, teniendo en cuenta las condiciones técnicas y organizativas.

Los sistemas integrados pueden evaluar todas las órdenes de transporte abiertas y asignar las órdenes respectivas a los transportistas según las condiciones prefijadas, como la ubicación del transportista y la disponibilidad de los dispositivos de transporte. Esto permite una utilización más eficiente de los recursos de transporte, reduce las ejecuciones vacías y evita demoras prolongadas debido a menos errores de asignación.

Como aproximadamente el 10% de los transportes hospitalarios se reservan con un día o más de anticipación, y debido a los muchos cambios impredecibles en las condiciones que ocurren en los hospitales, los hospitales podrían beneficiarse sustancialmente del uso de un sistema que puede planificar en tiempo real y reorganizar los horarios en pocos segundos.

Por ejemplo, el Hospital de la Universidad de Ingolstadt, el cuarto hospital de agudos más grande de Baviera, ha estado utilizando un sistema de gestión de transporte inteligente desde 2006 para coordinar el uso de sus modos de transporte activo y pasivo, como vehículos y transportes, camas y sillas de ruedas y carros. El sistema integrado proporciona una visión general en tiempo real de todas las actividades de transporte. Desde que el hospital implementó el sistema por primera vez, los transportes médicos diarios han aumentado en un 50% y el 95% de los pacientes ahora solo experimentan tiempos de espera de menos de 5 minutos antes de ser recogidos.

Optimización logística mediante vehículos guiados automatizados (AGV) o robots móviles (AMR)

Otro enfoque para la optimización del transporte es el despliegue de vehículos guiados automatizados (AGV) o robots móviles (AMR) para el transporte de materiales.

Existen varios beneficios asociados con el uso de robots para entregar y recuperar suministros hospitalarios, uno de ellos es que pueden aliviar la carga de trabajo y ayudar a abordar la escasez de personal.

Además, los robots pueden operar 24/7 y son menos propensos a errores que los trabajadores humanos.

El robot TUG de Aethon

El robot TUG de Aethon es un ejemplo bastante conocido de AMR, diseñado específicamente para uso hospitalario.

El robot móvil autónomo utiliza un mapa y sensores incorporados para navegar a través del hospital y puede comunicarse con ascensores, alarmas contra incendios y puertas automáticas a través de Wi-Fi.

Además de su configuración fácil de usar, la compañía afirma que puede reducir el costo por envío de suministros para hospitales en un 80%.

Por motivos de seguridad, para productos tales como medicamentos y muestras, el personal tiene que usar una identificación de huella digital para abrir el compartimiento TUG.

Sin embargo, existen dudas sobre el tráfico y si los AGV y AMR viajarán muy lentamente o causarán obstrucción.

Los AGV y AMR también representan costos de inversión iniciales potencialmente altos, así como costos de mantenimiento y, por lo tanto, pueden no ser una opción viable para los hospitales con menos capital.

Conclusiones de la optimización logística en hospitales

En el pasado, se ha estimado que los hospitales pueden gastar hasta el 46% de sus presupuestos operativos en actividades relacionadas con la logística.

La optimización de la logística interna puede no estar en la parte superior de la lista de prioridades de un gestor hospitalario, pero solo con la implementación de un sistema de programación inteligente basado en software, por ejemplo, los hospitales pueden ahorrar hasta un 40% en los costos de transporte interno. 

También es una gran oportunidad para mejorar las cargas de trabajo del personal, reducir los tiempos de espera y, en última instancia, aumentar la satisfacción y seguridad del paciente.